1.1 项目建设目标
北京农药有限公司从2007年开始使用用友ERP-U8系统，目前公司的采购、库存、销售、质量检验等业务在用友系统中进行管理，为了更好的管理应收账款，加速资金回笼、降低财务风险，公司针对往来款制订了罚息制度，为了使公司的相应制度能够得到及时贯彻，及时让相关人员了解客户欠款、罚息情况，促使业务员及时催收应收款，需要在用友ERP-U8系统基础上二次开发一套应收款统计、罚息计算、短信通知系统。
系统的建设目标：
n         建立销售计划管理系统。
n         一套完整的应收款统计、罚息计算、短信通知系统。
n         建立罚息制度规则。
n         方便灵活的短信发送、查询系统。
n         安全、严密的数据管理。
1.2 系统建设原则
安全原则
系统必须确保信息数据的安全、可靠，保证系统的数据不被非法用户所获取。
精简原则
通过该系统能简化目前销售业务管理工作，提高工作效率和质量。
互相联系原则
系统涉及的信息记录之间具有互联的关系。
1.3 系统业务结构
罚息管理系统是一个灵活的业务员管理、罚息计算以及短信通知系统，可以自由进行罚息规则定义、应收款统计、罚息计算；具有按条件进行选择邮件发送和短信发送功能；灵活的提醒功能；同时具备安全权限管理和数据备份功能。
罚息管理系统主要功能包括：
1.     基础设置：罚息规则、部门档案（大区）、人员档案、客户档案……
2.     销售计划管理
3.     应收款统计：按照部门、业务员、时间区间统计应收款情况。
4.     罚息计算：根据罚息规则及公司制度规定，每天计算出个业务员的罚息。
5.     短信发送：通过事先定义的业务员、短信格式、发送规则，自动给业务员发送罚息数据。
6.     系统设置：操作员、操作日志、权限管理、数据备份及恢复。
1.4 基础设置
1.         罚息规则
定义公司罚息规则，目前罚息的计算有以下计算方式：
1．发货15天付款的罚息比例，超期每天按0.5%
2．付部分款或有授信额度
发货68天付款的罚息比例，每天按0.0333%
发货158天付款的罚息比例，每天按0.0666%
发货160天付款（工业品），每天按0.0333%
发货38天付款（高尔夫），每天按0.0333%
同时对于大区经理的罚息比例，每天按0.0166%
 
在用友U8系统中设置结算方式，如下：

针对每一种结算方式，本系统定义罚息比例，支持按照时间区间设置比例：
                                                                                   罚息比例设置-
结算方式：发货15天付款

注：设置的天数为超期天数
2.  部门档案
使用用友U8系统部门档案中大区信息，由业务员匹配其所属大区。
3.  业务员档案
使用用友U8系统人员档案。
4.   客户档案
使用用友U8系统客户档案，在客户档案中由业务员和大区经理确定重点客户属性，在填报计划时显示出来。
5.   存货档案
使用用友U8系统存货档案，存货档案中使用一个存货自定义项（显示顺序），以便于计划编制时，能够按照一定的顺序显示产品信息。
1.5 销售计划
销售计划分为计划编制、计划调整、计划统计、计划执行情况分析功能。
1.    旬定义
目前销售计划按照旬上报，需要对每个月中的旬进行定义。

2.    计划编制
计划分为年度计划、月度计划和旬计划三种，年度计划年初制定，按月进行分解，在填报年度计划时按客户进行填写，客户也可为空，业务员填报的月度计划用来汇总确认，作为指导生产和采购的依据；业务员每旬还要单独填写旬计划，旬计划用来作为业务员考核的依据，分析旬计划的执行率。
                                                                                     年度计划表-按月分解
XXXX年   XX部门    XX业务员  XX客户

审核人：      制单人：
月度由业务员在每月20~25号填写下两个月计划，滚动编制，第二个月的计划只是作为统计参考，不做实际执行考核，计划内容包括：需求日期、客户、产品、规格、数量，在业务员填报计划时，客户根据按照其专管业务员进行筛选，每个业务员只能看到属于自己的客户。如下表：
                                                                                    业务员月度计划表
XXXX年XX月
   XX部门    XX业务员    XXX客户   重要客户（是/否）

审核人：      制单人：
由大区经理进行审核，审核时可以出月度计划与相应的年度计划进行比照，在大区经理对业务员计划进行审批，并填写最终确认量，审核时提供按钮功能，可以查询月度与年度计划中本月计划数的对照功能，如下：
                                                                                    业务员月度-年度计划对照审核表
XXXX年XX月
   XX部门    XX业务员

总部计划管理员对大区经理审核后计划进行汇总，并可以对汇总计划进行调整，形成销售调整汇总计划，作为指导生产和采购的依据，现存量取当前所有仓库中的现存数量。
                                                                                        汇总计划表-确认
XXXX年XX月

审核人：      制单人：
3.       旬计划
业务员在每旬填写下旬计划，计划内容包括：客户、产品、规格、数量，由大区助理确认、汇总上报， 如下表：
                                                                                          业务员旬计划表
XXXX年XX月XX旬
   XX部门    XX业务员   XXX客户

确认人：      制单人：
4.     计划统计
按照一定的条件统计审核/未审核/调整等不同状态的计划数，以便于对计划进行统计。
5.     计划执行率分析
业务员旬计划计划执行率情况分析：根据业务员填报的旬计划与用友系统的销售订单衔接，统计计划的实际执行情况，产品的目录是固定的，但是可以由管理员自行变动，更改，便于对业务员进行考核。
格式如下：
定义得分规则，规则和得分可以调整

（旬）计划执行率情况分析表-业务员-产品
XXXX年XX月XX旬

（月）计划执行率情况分析表-业务员
XXXX年XX月

1.6 罚息计算
罚息按设置的罚息规则统计应收款，根据不同的比例计算，并且按天计算，每天可以导出罚息明细报表，并且短信通知相关业务员。
1.     统计应收款
按照不同付款条件统计每一笔应收款业务的应收业务余额，并且按照客户和业务员进行统计（该业务员根据客户档案的专管业务员，不是单据上的业务员，这样保证及时业务员离职，其客户的应收款会由其他业务员负责），系统每天自动从用友系统提取数据。
2.     计算罚息明细
根据统计的应收款余额数据，按照罚息比例进行计算，出具业务员罚息汇总表和明细表。
3.     短信通知
短信发送：定时自动将罚息汇总或明细数据（设置选项，由用户选择）发送给相应的业务员，记录短信发送详情，（如应收款总额是   ，超期款    ，罚息     ），可以进行记录转发、重发、回复功能；支持手工发送。
1.7 短信功能
1.    发货通知
销售出库单审核后自动发短信通知业务员及客户联系人，短信内容（如   产品   数量与   月 日发出，请注意查收，公司订货热线    ，投诉热线     等）
2.     应收及罚息通知
见1.6短信通知
1.8系统设置
1.     操作员
设置登陆系统的操作员账号、密码。进行操作员增加、删除、修改等功能。
2.      操作日志
记录操作员登陆情况，支持日志查询功能。
3.       权限管理
按照操作员设置其功能权限以及数据权限，可以设置权限不同的人查看不同的信息。
4.        数据备份
可以将该系统的数据进行备份，以便出现问题时，能够恢复以前的数据。